Al hacernos de un negocio o empresa, todas las operaciones que realicemos las debemos registrar para tener la información de todo lo que se mueve en la empresa y más aún porque debemos cumplir con ciertos requisitos legales y algunas formalidades que debemos cumplir con el registro de las operaciones y la presentación de la información financiera, la cual debe ser expresada de una manera clara, sin salvedades y sobre todo completa. Para realizar el registro debemos conocer de qué manera se afecta el capital contable, qué operaciones aumentan el capital y cuáles lo disminuyen, se analiza la operación y de ahí se realiza el registro.
A continuación te dejo un extracto de un documento en PDF:
En varias oportunidades hemos planteado que la Contabilidad es una disciplina que posee una técnica propia para llevar a cabo el registro de operaciones comerciales.
Es fundamental entonces abordar el estudio de dicha técnica para aprender cómo se realiza el registro contable de las operaciones comerciales, en nuestros días.
Esto implica estudiar, además de la técnica contable, las exigencias legales y las formalidades que deben cumplirse al momento de registrar operaciones, es decir, conocer cuáles son los libros contables y la forma en que se utilizan. Además consideramos fundamental finalizar este estudio, retomando el planteo del comienzo: La Contabilidad tiene como fin brindar información para la toma de decisiones. Esta información surge de los estados contables. Veremos entonces cómo se confeccionan y qué tipo de información se puede obtener de ellos.
Nos parece oportuno recalcar que hoy en día no se conciben registros contables realizados por otros métodos que no sean los informáticos. Sin embargo, para poder entender cualquier sistema contable, es imprescindible que primero aprenda los conceptos que se involucran y sepa aplicar el razonamiento propio de la técnica contable. Por eso aquí daremos los primeros pasos en los registros contables y estableceremos las bases sobre las cuales se apoya la técnica contable. Desarrollaremos todos aquellos conceptos necesarios para que usted logre adquirir esas herramientas que le permitirán entender la Contabilidad y aplicarlas luego a cualquier tipo de situación que pudiera presentársele, aún las no aprendidas aquí.
Pondremos el ejemplo de dos amigos que deciden poner un kiosco y aportan para comenzar a trabajar $5.000.- en efectivo cada uno.
• Vimos que podemos identificar el primer momento en la actividad de la empresa y la formación de cada uno de los elementos patrimoniales. La situación patrimonial de la empresa queda expresada de la siguiente forma:
En este caso, el Patrimonio Neto está formado sólo por el Capital inicial, ya que la empresa recién se forma y todavía no realizó ninguna operación que generara algún tipo de resultado, ni positivo, ni negativo; es decir, ni ganancias ni pérdidas.
• A continuación deciden comprar mercaderías para revender, las que pagan $2.000 en efectivo. ¿Qué ocurre con su situación patrimonial?
Aquí, el patrimonio neto sigue constituido sólo por el capital inicial. La empresa comenzó a realizar operaciones, pero todavía no generaron pérdidas o ganancias por lo tanto el patrimonio neto no se modificó. Sólo cambió la composición del Activo, que aumentó y disminuyó por el mismo valor. Incluiremos nuevas situaciones con el fin de completar el tema.
• Luego realizan una compra de diversas instalaciones para el kiosco (estanterías, mostradores, etc.) por $1.000.- que por alguna razón, no abonan en efectivo, sino que quedan debiendo a 30 días.
En este caso hubo un aumento del Activo por $1.000.- por las instalaciones compradas, pero a la vez aumentó el Pasivo por el mismo valor por la deuda contraída.
Observe que a pesar de tener una deuda, esto no genera ninguna pérdida, dado que la deuda surgió porque previamente se recibió a cambio “algo” que pudo ser incorporado al patrimonio.
• A continuación compran una camioneta para reparto por $7.000. Abonan $ 5.000 en efectivo y por el resto firman un pagaré con vencimiento a 60 días.
En este caso la empresa realizó una operación por la cual aumentó su Activo por la camioneta comprada ($7.000), disminuyó su activo por la plata entregada ($5.000) y aumentó su Pasivo por el pagaré firmado ($2.000.-).
En todas las situaciones planteadas vemos que, como mínimo, se producen dos modificaciones simultáneas. Esto sucede ya que la igualdad de la ecuación patrimonial actúa como una balanza.
Cada vez que se coloca o se quita una pesa en alguno de sus lados, inmediatamente esta situación debe equilibrarse, colocando o quitando una pesa del otro lado.
Es por esto que:
• A aumentos del activo le corresponden aumentos del Pasivo o del P. Neto.
• A disminuciones del Activo le corresponden disminuciones del Pasivo o del P. Neto.
También se pueden colocar y quitar a la vez pesas del mismo lado de la balanza.
Es por esto que:
• A aumentos del Activo le corresponden disminuciones del Activo.
• A aumentos del Pasivo le corresponden disminuciones del Pasivo o del P. Neto.
• A aumentos del P. Neto le corresponden disminuciones del Pasivo o del P. Neto.
Como podemos ver en lo escrito anteriormente, para hacer el registro de operaciones debemos conocer y analizar cada una de las operaciones realizadas, saber de qué manera afecta cada una el capital contable, para realizar un registro correcto de las operaciones, para esto debemos conocer el nombre de las cuentas a utilizar en el registro, saber cuándo cargar o abonar a cada cuenta, para poder realizar un registro correcto de las operaciones.
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